Cara Membangun Sistem Manajemen Pergudangan Yang Benar (Bag.1)

Sistem Manajemen Pergudangan estimasi persediaanBagaimana cara membangun sistem manajemen pergudangan yang baik dan benar? Kalau bicara soal sistem manajemen, salah satu yang kerap menjadi momok sekaligus masalah bagi perusahaan dagang dan produksi adalah manajemen gudang. Masalahnya kerap kali perusahaan jatuh merugi hanya karena mereka gagal mengelola urusan pergudangan dengan tepat.

Manajemen gudang ternyata tidak sesederhana first in first out. Masih banyak hal lain yang harus Anda perhatikan berkaitan dengan manajemen gudang. Beberapa aktifitas yang berkaitan dengan gudang antara lain; kegiatan administrasi, penerimaan dan penyimpanan barang, pengepakan dan pengeluaran barang ke tempat tujuan.

Semua kegiatan tersebut memiliki keterkaitan yang erat satu dengan yang lainnya. Karena itu apabila terjadi kesalahan pada salah satu dari kegiatan tersebut, maka akan berimbas pada proses kegiatan yang lainnya. Sehingga dibutuhkan sistem manajemen pergudangan yang baik agar semua proses dapat berjalan dengan lancar.

Pengelolaan manajemen pergudangan nantinya akan sangat berkaitan dengan ketersediaan barang, belanja dan produksi barang, penjualan dan sudah tentu pecatatan keuangan. Jadi tidak heran kalau kegagalan dalam mengelola manajemen keuangan bisa menyebabkan persoalan vital bagi usaha Anda, bahkan bagi kelangsungan usaha Anda.

Lalu seperti apa seharusnya manajemen pergudangan yang tepat? Kami akan mencoba membantu Anda memahami cara pengelolaan manajemen gudang dalam 8 tahapan berikut ini. Karena penjelasan agak panjang, maka kami membagi tulisan ini menjadi dua bagian.

Baca juga: Strategi Bisnis Tahan Banting Di Masa Krisis

Cara Membangun Sistem Manajemen Pergudangan Yang Benar

  1. Persiapan data

Sistem Manajemen Pergudangan

sumber gambar: valleycraft.com

Data dalam gudang selalu berkaitan dengan komponen lain dari perusahaan. Data ini nantinya menjadi acuan penentuan jumlah persediaan yang perlu Anda siapkan dalam gudang sekaligus menentukan aliran barang dalam gudang, termasuk penjadwalan keluar masuk barang, perawatan gudang dan sebagainya.

Sumber data pertama datang dari bagian pemasaran untuk memastikan sebanyak apa rata-rata aliran barang keluar dan terjual ke pasar. Berapa forecast penjualan dala periode bersangkutan dan berapa estimasi error yang mungkin terjadi dari forecast ini. Kadang Anda juga perlu memahami apakah bagian pemasaran menerapkan sistem preorder untuk menyesuaikan sistem dala gudang dengan prosedur tersebut.

Anda juga harus mendapatkan informasi dari bagian produksi atau pembelian, bahkan sebaiknya juga berkoordinasi antara penjualan dan pembelian untuk mendapatkan informasi berapa banyak estimasi barang masuk dalam periode ini. Termasuk berapa rata-rata masuknya barang dalam periode ini.

Tidak selamanya barang masuk sama dengan barang keluar. Ada saat kebijakan perusahaan menentukan barang masuk di buat lebih banyak dari barang keluar untuk persiapan penjualan besar di periode berikutnya Ini adalah aspek penting yang perlu Anda pahami.

Baca juga: Memahami Pengertian Usaha Dagang Dan Konsep Operasinya

  1. Susun estimasi persediaan

Sistem Manajemen Pergudangan estimasi persediaan

sumber gambar: oneirsolutions.com

Kini dengan informasi yang sudah ada di tangan Anda, Anda akan bertugas melakukan estimasi jumlah barang yang akan Anda kelola dalam gudang dalam periode tersebut. Anda harus melakukan penjadwalan kapan barang masuk dan kapan barang keluar, berapa banyak barang masuk dan berapa barang keluar, dan menentukan bagian mana dari persediaan yang perlu Anda simpan dan tidak Anda keluarkan dulu untuk permintaan bagian penjualan.

Buat jadwal yang sudah tersusun untuk memastikan setiap aliran persediaan terjadi sesuai jadwal yang sudah Anda perkirakan dengan jumlah sesuai yang sudah ditentukan. Ini akan memandu Anda bilamana terjadi kekeliruan jadwal dan produk dalam manajemen pergudangan.

Baca juga: Macam-Macam Usaha Dagang Yang Bisa Anda Pilih

  1. Pahami jenis produk

Sistem Manajemen Pergudangan Pahami jenis produk

sumber gambar: supplychain247.com

Pada perusahaan dengan produk persediaan yang beragam, Anda tidak hanya harus melakukan estimasi barang masuk dan keluar sederhana, tetapi perlu melihat untuk setiap item produk. Termasuk di dalamnya, bentuk, merek, kategori, ukuran dan lain sebagainya.

Sebuah perusahaan produk makanan ringan bisa saja membuat produk dalam kemasan kecil, kemasan sedang dan kemasan besar. Namun di event spesial menyediakan produk dalam kemasan khusus. Kategori semacam ini perlu Anda perhatikan karena meski berupa produk yang sama, perlakuan untuk tiap kategori bisa saja berbeda, pencatatan dan estimasi berbeda dan membutuhkan ruang simpan yang terpisah.

Baca juga: Ide Usaha Toko Sembako Modal Kecil Hingga Grosir

  1. Pahami karakter produk

Sistem Manajemen Pergudangan Pahami karakter produk

Setiap barang yang masuk dalam gudang bisa jadi memiliki karakter berbeda satu sama lain. Anda perlu memahami karakter tersebut untuk mampu menyimpan setiap produk dengan seaman dan sebaik mungkin.

Beberapa produk bisa jadi rentan dengan serangan tikus, beberapa produk membutuhkan ruang simpan dengan suhu tertentu, beberapa produk memiliki kadaluarsa, sedang sisanya justru bisa saja cepat out of date. Anda harus tau cara paling tepat menyimpan produk dengan aman dengan meminimalisir kerusakan.

Anda juga harus tau beberapa produk mungkin perlu Anda atur alirannya dalam aturan FIFO (First In First Out) biasanya untuk jenis barang kadaluarsa, atau malah dalam aturan (Last In First Out) biasanya untuk barang yang cepat out of date atau ketinggalan jaman.

Baca juga: Cara Membuka Usaha Sendiri Dengan Toko Kelontong

Berikut tadi 4 tahapan pertama, pengelolaan manajemen pergudangan untuk perusahaan. Untuk ulasan mengenai sistem pengelolaan manajemen pergudangan poin 5 – 8, Anda bisa mendapatkannya dalam pembahasan tahap kedua yang bisa Anda temukan di sini.

Artikel Bisnis Pilihan

Cara Membangun Sistem Manajemen Pergudangan Yang Benar (Bag.1)

1 COMMENT

  1. Identifikasi keberagaman persedian atau barang yang akan disimpan. Ini akan sangat menentukan layout gudang yang harus direncanakan. Apalagi ada persyaratan aturan yang harus dipenuhi, jika barang yang akan disimpan adalah bahan kimia berbahaya seperti asam klorida atau asam sulfat.
    Selain itu, jumlah yang besar juga harus dipertimbangkan karena faktor safetynya.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Cara Membangun Sistem Manajemen Pergudangan Yang Benar (Bag.1)